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避免工作無效圖鑑:超強社長的70個工作術

出版社
出版日期
2020
閱讀格式
PDF ; EPUB
書籍分類
學科分類
ISBN
9789869884266

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工作無效,是職場最大的浪費!
有些事做了,不但給自己找碴,更是給別人添麻煩
同時經營兩家公司,每天準時6點下班
超強社長的70個防呆工作術
如果不能成為神助攻,至少不要成為職場巨嬰豬隊友
無人發言,毫無結論的會議。
總是收到與自己的工作毫不相關的CC郵件。
心裡想著「這個資料明明可以用電腦打一打就好的……」,卻維持手寫的方式。
同樣的事,卻被要求進行好幾次的「報連相」——報告、連絡、相談。
只是開個電腦,就要花上好幾分鐘。
想找資料或歷史郵件內容,每次都無法立刻取得。
這些情況聽起來很熟悉?在辦公室,到處都隱藏著浪費時間或資源的「無效行為」。
很多人討論如何改變工作方式、提高生產力,但為何經常淪為紙上談兵,具體成效不彰?應該有不少人是因為「明知道是無效行為,卻因為拘泥於經年累月的習慣或文化,而無法做出改變」,但是最大的原因應該是,大家並沒有意識到,原來自己的周遭充斥了隨處可見的工作無效行為。
本書作者岡田充弘歷任日本多家大企業,看過許多日系企業和外商公司的工作方式,親眼見識過無效行為的大本營。後來,他透過杜絕無效行為的方法,成功挽救了這家瀕臨破產的公司,並且複製成功經驗創立了另一家公司。現在,他同時擔任兩家公司的社長,以及多家企業或團體的顧問,每天6點準時下班,發展個人興趣,例如鐵人三項、和朋友聚餐經營人脈等,感覺生活幸福。
超強社長的70個防呆工作術,從溝通、人際關係、開會、文書作業、工作環境、時間管理、電腦設定、資訊搜尋等職場八大面向,主動消除無效行為。
• 讓溝通變得更簡單有效:學會交辦的技巧,不再被不清不楚的指令折磨,有效處理郵件,正確釐清匯報關係。
• 消除不必要的人際壓力:避免捲入派系之爭,與職場哥姐前輩保持適當、友好的關係,學會婉拒參加不想去的聚餐和續攤,可以和其他部門的人保持積極交流。
• 開會事半功倍:意識到「開會成本」,事先釐清開會的目的或目標,善用議程和會議紀錄,讓每場會議開得值得。你知道決定事情的會議,人數不要超過多少比較好嗎?
• 加速文書作業:善用印章、手機和Excel等軟體功能,避免重複手寫。學會使用尋找、取代的功能,不再肉眼逐字比對資料。數位化管理名冊,每年維護一次資料。日常保持改善的習慣,把學到的knowledge分享出來。你知道Google除了搜尋,還有什麼其他功能嗎?
• 打造高效工作環境:告別辦公室囤積症,落實無紙化,不必要的資料不要列印出來,戒掉手寫一大堆memo的習慣。此外,不安排固定座位,不配置個人垃圾桶和置物櫃,可以大幅減少辦公室的個人物品及垃圾。
• 有效管理時間,不再「好忙好忙」、「我做不完!」:5分鐘學會最簡單的PDCA循環管理,提升IT素養,活用零碎時間,不再分不清楚什麼事該做、什麼事不該做,甚至因此超時工作。
職場上有形無形的無效行為,一直在耗損時間、金錢、空間等個人或社會資源,讓無數工作者徒增壓力,甚至深感自己是社畜而積極厭世。
主動察覺、意識到職場上的無效行為,保持日常改善的好習慣,避免工作無效。只要持續下去,周邊自然就會形成良好的循環,這些「多出來」的時間、金錢和心力,就可以重新投資兩件最重要的事——建立自我和建立信賴。
  • 本書內容一覽
  • 前言 職場上,到處隱藏著浪費時間或資源的無效行為
  • 第1章 讓溝通變得簡單有效 溝通篇
    • 工作無效1. 交辦別人的工作,最後總是變得一塌糊塗
    • 工作無效2. 無法交辦工作給別人,最後都是自己做
    • 工作無效3. 總是被不清不楚的指令折騰得很慘
    • 工作無效4. 被無意義的「報連相」(報告、連絡、相談)搞得精疲力盡
    • 工作無效5. 沒有事先釐清匯報關係
    • 工作無效6. 工作上大家很少就事議論,幾乎都是單調回答問題而已
    • 工作無效7. 忙著代轉電話,手上工作只得延宕
    • 工作無效8. 每當想要集中精神工作時,就會有人過來聊是非
    • 工作無效9. 收到的郵件經常長篇大論,需要花很多時間閱讀
    • 工作無效10. 每天都得瀏覽大量郵件
    • 工作無效11. 除了郵件和電話,不知道如何簡易溝通
    • 第1章總結
  • 第2章 消除不必要的壓力 人際關係篇
    • 工作無效12. 工作經常捲入派系之爭
    • 工作無效13. 來自職場哥姐前輩的壓力,讓人喘不過氣
    • 工作無效14. 被迫參加不愉快的聚餐、卡拉OK和續攤
    • 工作無效15. 忙得要命的時候,還要趕做賀年卡
    • 工作無效16. 來往的都是自己部門的人
    • 工作無效17. 交際應酬花去太多時間
    • 第2章總結
  • 第3章 如何才能事半功倍 會議篇
    • 工作無效18. 開會開不完,過時的會議形式
    • 工作無效19. 會議結論由出席者的頭銜來決定
    • 工作無效20. 會議的目的或目標不明確
    • 工作無效21. 會議中的工作分配不明確
    • 工作無效22. 沒有配合開會目的決定會議的進行方式
    • 工作無效23. 為了會議的事前準備人仰馬翻
    • 工作無效24. 開會成效因為主持人不同而有落差
    • 工作無效25. 會議的討論沒有深度和廣度
    • 工作無效26. 會議決定的事項沒有執行
    • 第3章總結
  • 第4章 讓麻煩作業變得簡單 文書作業篇
    • 工作無效27. 信封或各種單據,每次都用手寫一樣的內容
    • 工作無效28. 紙本資料都手動key in到電腦
    • 工作無效29. 資料的確認或核對,都要親自逐字比對
    • 工作無效30. 類似的資料,每次都是重新製作
    • 工作無效31. 製作資料時,想要使用螢幕截圖,都得耗費一番功夫
    • 工作無效32. 總是不斷key in頻繁使用的語句或地址
    • 工作無效33. 疏於管理名冊或名片
    • 工作無效34. 未能妥善管理工作進度或任務
    • 工作無效35. 知識或經驗只屬於特定個人
    • 工作無效36. 每個人都用不同方式處理定型業務
    • 工作無效37. 沒有改善的習慣,經常在工作時出現遲疑不決
    • 工作無效38. 對於工作失誤或紕漏毫無所覺,就這麼放著不管
    • 工作無效39. 不斷重複相同的失誤
    • 工作無效40. 沒有具體改善生產力的機制
    • 第4章總結
  • 第5章 讓注意力不再中斷 工作環境篇
    • 工作無效41. 辦公桌的紙本資料堆積如山
    • 工作無效42. 從一大堆的紙本資料尋找資料,花掉大把時間
    • 工作無效43. 一定要把資料列印出來,光看電腦螢幕無法有效思考
    • 工作無效44. 無法戒掉手寫memo的習慣
    • 工作無效45. 沒有落實無紙化的相關規定
    • 工作無效46. 個人物品和資料不斷增加
    • 工作無效47. 花了很多錢購買文具或備品
    • 工作無效48. 常常為了找東西而分散注意力
    • 工作無效49. 一整天都坐在同一個位置上工作
    • 第5章總結
  • 第6章 不再「好忙」、「做不完!」 時間管理篇
    • 工作無效50. 無法活用零碎時間
    • 工作無效51. 工作經常退回重做
    • 工作無效52. 制定好的計畫總是延宕
    • 工作無效53. 狀況百出,一直需要救火
    • 工作無效54. 分不清楚什麼事該做、什麼事不該做,甚至因此超時工作
    • 工作無效55. 舉棋不定,遲遲無法下決定
    • 工作無效56. 不擅長任務管理,經常漏東漏西
    • 第6章總結
  • 第7章 不花錢就讓公司電腦擁有超高效率 電腦設定篇
    • 工作無效57. 多餘的視覺效果讓電腦運作變慢
    • 工作無效58. 不必要的開機軟體或常駐軟體,讓電腦的啟動變慢
    • 工作無效59. 電腦塞了太多不必要的軟體
    • 工作無效60. 更新後,電腦變慢
    • 工作無效61. 鍵盤、滑鼠不聽使喚
    • 工作無效62. 電腦或Wi-Fi的速度很慢
    • 第7章總結
  • 第8章 如何立馬取得想要的資訊 資訊搜尋篇
    • 工作無效63. 開啟搜尋工具耗掉不少時間
    • 工作無效64. 出現一大堆不準確的搜尋結果
    • 工作無效65. 契約書或制式文件,都自己從頭製作
    • 工作無效66. 除了搜尋,不知道Google還有什麼其他功能
    • 工作無效67. 想找歷史郵件內容,一封一封瀏覽尋找
    • 工作無效68. 因為想不起名稱,就放棄搜尋
    • 工作無效69. 不會整理資料,電腦檔案總是一團亂
    • 工作無效70. 找不到最新版的檔案,更新到舊的資料
    • 第8章總結
  • 結語 避免工作無效,把時間和心力投資在兩件最重要的事
  • 出版地 臺灣
  • 語言 繁體中文

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