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會議手冊

出版日期
2011
閱讀格式
PDF
書籍分類
學科分類
ISBN
9789866421952

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「人人都不喜歡開會」往往成為一些經理人取消會議的理由。其實,這個問題很複雜。企業總是抱怨自己沒有時間開會,除了會議太多、太長和無效率,其實也是「會議缺乏效率」。有這個故事:
  三隻老鼠一同去偷油喝。找到了一個油瓶,三隻老鼠商量,一隻踩著一隻的肩膀,輪流上去喝油。於是三隻老鼠開始疊羅漢,當最後一隻老鼠剛剛爬到另外兩隻的肩膀上,不知什麼原因,油瓶倒了,驚動了人,三隻老鼠逃跑了。回到老鼠窩,大家開會討論為什麼會失敗。
  最上面的老鼠說,我沒有喝到油,而且推倒了油瓶,是因為下面第二隻老鼠抖動了一下,所以我推倒了油瓶,第二隻老鼠說,我抖了一下,但我感覺到第三只老鼠也抽搐了一下,我才抖動了一下。第三只老鼠說:「對,對,我因為好像聽見門外有貓的叫聲,所以抖了一下。」「哦,原來如此呀!」
  企業人也具有老鼠的心態。請聽一次企業的季會議:行銷部門的經理況:「最近銷售做得不好,我們有一定責任,但是最主要的責任不在我們,競爭對手紛紛推出新產品,比我們的產品好,所以我們很不好做,研發部門要認真總結。」研發部門經理說:「我們最近推出的新產品是少,但是我們也有困難呀,我們的預算很少,就是少得可憐的預算,也被財務削減了!」則務經理說:「是,我是削減了你的預算,但是你要知道,公司的成本在上升,我們當然沒有多少錢。」這時,採購經理跳起來:「我們的採購成本是上升了10%,為什麼,你們知道嗎?俄羅斯的一個生產鉻的礦山爆炸了,導致不該價格上升。」「哦,原來如此呀,這樣說,我們大家都沒有多少責任了,哈哈哈哈!」人力資源經理說:「這樣說來,我只好去考核俄羅斯的礦山了!!」
  企業中出現了問題,例如「開會績效不佳」,關鍵的不是追究誰的責任的問題,而是研究怎樣才能解決問題。
  會議結果必須有結論、有績效、如果沒有好的績效,無法執行,這個會議就浪費了。有這個故事:
  一群老鼠吃盡了貓的苦頭,它們召開全體大會,號召大家貢獻智慧,商量對付貓的萬全之策,爭取一勞永逸地解決事關大家生死存亡的大問題。
  眾老鼠們冥思苦想。有的提議培養貓吃魚吃雞的新習慣,有的建議加緊研製毒貓藥。最後,還是一個老奸巨滑的老老鼠出的主意讓大家佩服得五體投地,連呼高明。那就是給貓的脖子上掛上個鈴鐺,只要貓一動,就有響聲,大家就可事先得到警報,躲將起來。
  這一決議終於被投票通過,但決策的執行者卻始終產生不出來。高薪獎勵,頒發榮譽證書等等辦法一個又一個地提出來,但無論什麼高招,好象都無法將這一決策執行下去,至今,老鼠們還在自己的各種媒體上爭辯不休,也經常舉行會議。
  本書是為各種企業撰寫「如何開會」的專書,指出會議效率不佳原因,並提出改善對策。
  本書重點分為三部份:先分析會議的運作方式、如何籌畫會議、安排議程……等,其次介紹身為會議主席在主持會議的各種具體實務技巧,再來是介紹當你參與各項會議時,你應有的準備、參與、發言、討論……技巧。
  本書極適合各部門主管、企業人員閱讀,熟讀本書必可增加你的會議管理能力,進而提升管理績效。
本書特色
  本書是為各種企業撰寫「如何開會」的專書,指出會議效率不佳原因,並提出改善對策。
  本書重點分為三部份:先分析會議的運作方式、如何籌畫會議、安排議程……等,其次介紹身為會議主席在主持會議的各種具體實務技巧,再來是介紹當你參與各項會議時,你應有的準備、參與、發言、討論……技巧。本書極適合各部門主管、企業人員閱讀,熟讀本書必可增加你的會議管理能力,進而提升管理績效。
  • 第一章 為何要開會
    • 1 評估開會目的
    • 2 劃分會議類型
    • 3 會議的分類
    • 4 天天忙開會的怪現象
    • 5 開會前先確定會議的目標
  • 第二章 如何主持會議
    • 1 會議主持人是會議的靈魂人物
    • 2 會議主持人的職責
    • 3 會議主持人的素質
    • 4 如何提高會議成功率
    • 5 主席如何推進會議
    • 6 如何把握各部門間的會議
    • 7 主席宣佈開會
    • 8 掌握議事進度
    • 9 會議進行,討論不離題
    • 10 如何應對情緒冷淡的與會者
    • 11 主席如何面對針對自己的異議
    • 12 如何化解會場上的意見衝突
    • 13 如何制止會議破壞者
    • 14 如何應對一些行為特別的人
    • 15 如何應對不同類型的與會者
    • 16 主席如何壓制反對者
    • 17 如何處理遲遲不能達成協定的會議
    • 18 使用「頭腦風暴法」達成決議
    • 19 利用網路來舉辦會議
    • 20 使用「德菲爾法」達成決議
    • 21 慎重選擇會議發言人
    • 22 主席駕馭會議的技巧
    • 23 主席結束會議的方法
    • 24 會議常見問題的解決
    • 25 會議結束後的整理工作
    • 26 會議數量、會議品質的控制
    • 27 如何制定會議規範
  • 第三章 如何參加會議
    • 1 會議參加者必知事項
    • 2 選擇合適的與會者
    • 3 相互認識:會議溝通的開始
    • 4 參與會議前的準備
    • 5 如何明確自己參與會議的責任
    • 6 參加開會的良好心態
    • 7 如何在會議中發言
    • 8 如何提出意見
    • 9 參加會議中的一些細節
    • 10 克服參加會議的不適舉動
    • 11 為什麼需要作會議記錄
    • 12 完整地做好會議記錄
    • 13 會議記錄的技巧
    • 14 會議記錄的核對要點
    • 15 如何做好會議列印記錄
  • 第四章 會議的策劃
    • 1 上次會議決策事項的催辦流程
    • 2 確定這次會議的形式
    • 3 確定所召開會議的規模
    • 4 會議的策劃
    • 5 制定一份詳細的會議時刻表
    • 6 開會要佔據「天時」、「地利」
    • 7 確定召開的時間
    • 8 確定會議佔用時間的長短
    • 9 選擇合適的會議場所
    • 10 如何選擇會議召開的地點
    • 11 親自去視察開會場地
    • 12 各種會議場合的評估
    • 13 如何篩選與會者的名單
    • 14 確定會議人數時的注意要點
    • 15 防止遲到的策略
  • 第五章 會議的後勤工作
    • 1 秘書處服務,讓會議進行更高效
    • 2 進行會前工作審核
    • 3 會場服務流程
    • 4 會議文件早準備
    • 5 準備會議資料用品
    • 6 會場座位的有序佈置
    • 7 提前發放會議通知,讓人及早準備
    • 8 製作會場現場的標識
    • 9 會場的照明要求
    • 10 會場的色彩佈置
    • 11 會議現場的視聽設備
    • 12 入口登記處的佈置要求
    • 13 主席臺的佈置要點
    • 14 會議的膳食後動服務
    • 15 大型會議的接送服務
    • 16 會議前、中、後的服務工作流程
    • 17 工作再確認,確保穩妥有序
  • 第六章 合理安排議程
    • 1 會議計劃流程
    • 2 選好議題,針對目標而開會
    • 3 制定會議方案
    • 4 擬定會議議程
    • 5 合理安排議程,達到預定目標
    • 6 會議的簽到流程
    • 7 如何設計會議的議程
    • 8 議題的先後有序
  • 第七章 會議後的工作評估
    • 1 如何評估會議成本
    • 2 制定預算方案,各項支出有據有節
    • 3 列出費用明細,明明白白才是真
    • 4 如何評估會議準備階段的工作
    • 5 如何評估會議進行階段的工作
    • 6 如何評估會議結束之後的工作
    • 7 如何評估自己在會議上的表現
    • 8 與會人員的自我評估效果
  • 附錄一 怎樣開好會議的狀況
  • 附錄二 會議規程
  • 出版地 臺灣
  • 語言 繁體中文

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