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祕書力,不當職場花瓶:優秀祕書的八堂課,千頭萬緒的代辦事項,都由我們一肩扛!
作者
:
出版日期
:
2023/09/26
閱讀格式
:
EPUB
ISBN
:
9789576806780
祕書不僅是一個「服務」的角色,
更是一個能夠主導、有影響力的角色!
深化人際關係、時間管理,展現祕書專業的藝術
結合理論與實戰,成為職場上不可或缺的重要角色
▎掌握職場形象,開創未來之門
本書首部分專注於讓讀者了解如何在職場上打造一個優雅又專業的形象。從身體語言、著裝選擇,到細節的儀態舉止,書中詳細描述了如何展現自己最好的一面。讀者將學會如何以適當的方式表達自己,並了解到形象管理與職業成功的密切關聯。此外,書中還包含了實用的接待禮儀與溝通技巧,讓讀者在工作場合中得心應手。
▎提升職業素養,贏得尊重與機會
本書的第二部分,讀者會學習到祕書工作中必備的職業素養與能力。書中深入探討了祕書所需要的各種技能,包括:表達能力、學習閱讀能力、社交能力、判斷能力等。作者強調良好的時間管理、創新思維以及專業知識體系的重要性。讀者將學會如何培養並優化這些必要的職業技能。
▎精通實務技能,無往不利
本書的第三部分介紹了實務技能,包括各種辦公室管理實務、文件檔案管理、印信工作等。掌握這些技能,將使讀者在處理日常工作時更為輕鬆、有效。同時,書中還提供了一些工作中可能遇到的困難和解決方法,使讀者在面對各種挑戰時能游刃有餘。
▎精進溝通藝術,提升全方位能力
本書的最後部分,讀者將學習如何提升自己的溝通藝術,這包括如何協調人際關係、化解矛盾、與各種主管、同事相處,甚至是如何巧妙地拒絕。最後,書中也介紹了關於文書寫作、公關能力,以及如何習慣適應新型辦公自動化設備的使用,全面提升讀者的職業技能。讀者將會感受到,優秀的祕書並非只是職場的「花瓶」,而是具有實力與能力的專業人士,能夠在職場中立足並獲得成功。
▎邁向職場優雅的必備指南
讀者在閱讀本書後,將能夠更深入了解如何優雅地在職場中生存,如何從一名新手進化成一名高效能的專業人士。透過學習並實踐書中的各種實務知識和人際溝通技巧,每一位讀者都能成為職場中不可或缺的重要人物,不再是職場上的「花瓶」,而是一個全方位、有實力的專業人士。
本書特色:從深入淺出的形象管理,到各種實務技能的細心解析,再到如何在職場中建立良好的人脈,本書提供了一個全新、全面的視角來看待祕書這個職業。
更是一個能夠主導、有影響力的角色!
深化人際關係、時間管理,展現祕書專業的藝術
結合理論與實戰,成為職場上不可或缺的重要角色
▎掌握職場形象,開創未來之門
本書首部分專注於讓讀者了解如何在職場上打造一個優雅又專業的形象。從身體語言、著裝選擇,到細節的儀態舉止,書中詳細描述了如何展現自己最好的一面。讀者將學會如何以適當的方式表達自己,並了解到形象管理與職業成功的密切關聯。此外,書中還包含了實用的接待禮儀與溝通技巧,讓讀者在工作場合中得心應手。
▎提升職業素養,贏得尊重與機會
本書的第二部分,讀者會學習到祕書工作中必備的職業素養與能力。書中深入探討了祕書所需要的各種技能,包括:表達能力、學習閱讀能力、社交能力、判斷能力等。作者強調良好的時間管理、創新思維以及專業知識體系的重要性。讀者將學會如何培養並優化這些必要的職業技能。
▎精通實務技能,無往不利
本書的第三部分介紹了實務技能,包括各種辦公室管理實務、文件檔案管理、印信工作等。掌握這些技能,將使讀者在處理日常工作時更為輕鬆、有效。同時,書中還提供了一些工作中可能遇到的困難和解決方法,使讀者在面對各種挑戰時能游刃有餘。
▎精進溝通藝術,提升全方位能力
本書的最後部分,讀者將學習如何提升自己的溝通藝術,這包括如何協調人際關係、化解矛盾、與各種主管、同事相處,甚至是如何巧妙地拒絕。最後,書中也介紹了關於文書寫作、公關能力,以及如何習慣適應新型辦公自動化設備的使用,全面提升讀者的職業技能。讀者將會感受到,優秀的祕書並非只是職場的「花瓶」,而是具有實力與能力的專業人士,能夠在職場中立足並獲得成功。
▎邁向職場優雅的必備指南
讀者在閱讀本書後,將能夠更深入了解如何優雅地在職場中生存,如何從一名新手進化成一名高效能的專業人士。透過學習並實踐書中的各種實務知識和人際溝通技巧,每一位讀者都能成為職場中不可或缺的重要人物,不再是職場上的「花瓶」,而是一個全方位、有實力的專業人士。
本書特色:從深入淺出的形象管理,到各種實務技能的細心解析,再到如何在職場中建立良好的人脈,本書提供了一個全新、全面的視角來看待祕書這個職業。
- 前 言
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第一章 形象管理,好祕書要有好形象
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打造祕書的黃金形象
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(一)髮型設計規範
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(二)眼睛
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(三)鼻子
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(四)嘴唇
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(五)眉毛
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祕書的著裝有所講究
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一、要注意外在形象的穿著
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二、保持大眾化
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三、切忌標新立異
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四、保持清潔與健康
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五、不要戴首飾
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六、要注意「配套」
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祕書的化妝要得體適度
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一、圓形臉
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二、橢圓形臉
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三、方形臉
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四、長形臉
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五、倒三角形臉
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六、三角形臉
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好祕書的舉止要優雅
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一、站姿要有風度,要得體
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二、坐姿要端莊大方
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三、走姿要灑脫
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四、蹲姿要優雅
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掌握同事之間相處的禮儀
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一、互相尊重
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二、有好事要通報
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三、熱情的幫同事傳話
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四、主動幫忙
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五、外出要互相告知
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六、接受同事的小吃
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七、對每一個人都保持平衡
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握手的禮儀
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一、握手的次序。
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二、握手的力度。
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三、握手的時間。
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祕書必知的接待禮儀
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接聽電話的禮儀和技巧
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一、接聽一部電話的禮儀
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二、同時接聽多部電話的禮儀
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在工作中保持微笑
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一、微笑的方式
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二、笑容的禁忌
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第二章 職業素養,以最好的素養贏取人心
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優秀祕書必備的職業道德
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優秀祕書必須具備的能力
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(一)表達能力
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(二)學習閱讀能力
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(三)社交能力
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(四)判斷能力
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(五)掌握外語的能力
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(六)電腦操作能力
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(七)創新能力
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(八)運用WTO規則的能力
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優秀祕書必備的良好性格
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一、豁達開朗
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二、意志堅強
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三、敏捷應變
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四、幽默風趣
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五、友愛合作
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六、心思縝密、周詳
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優秀祕書必備的時間管理能力
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一、有計劃、有組織的進行工作
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二、分清工作的輕重緩急
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三、合理分配時間
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四、與別人的時間取得協作
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五、制定規則,遵守紀律
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六、考慮到不確定的因素
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七、管理好主管的時間
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優秀祕書必須掌握的知識體系
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一、有限責任公司
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二、股東大會
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三、董事會
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四、監事會
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五、組織結構
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六、股票常識
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七、外匯金融常識
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八、法律常識
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九、財務常識
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優秀祕書應樹立的職業觀念
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(一)服從觀念
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(二)參謀觀念
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(三)全局觀念
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(四)資訊觀念
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(五)創新觀念
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(六)效率觀念
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優秀祕書必備的基本功
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(一)政治理論能力
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(二)邏輯思維能力
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(三)政策法規能力
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(四)企業經營管理能力
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(五)專業技術業務能力
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(六)公文寫作能力能力
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主管最欣賞的十種優秀祕書
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一、有主見的人
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二、尊重主管時間的人
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三、任勞任怨的人
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四、敬業的人
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五、勇於承擔壓力與責任的人
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六、提前上班的人
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七、善於學習的人
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八、說話謹慎的人
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十、做事細心的人
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第三章 實務技能,做一個訓練有素的好祕書
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辦公室管理實務
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(一)如何對辦公室進行布局與布置
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(二)辦公室管理的內容與要求有哪些
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文件檔案管理實務
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一、文件櫃的使用
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二、文件檔案的保存
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三、文件檔案的檢索
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印信工作管理實務
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(一)熟悉關防章的樣式、種類和刻製。
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(二)如何保管和使用關防章。
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(三)介紹信的保管和使用。
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保密工作實務
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會議籌劃與管理實務
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一、確定會議目的,明確會議的主題
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二、制定會議議程,安排活動程序,並準備相應的材料
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三、仔細研究與會者的資料,並做好準備工作
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四、要考慮時間和地點,布置會議場地,並安排專人負責
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五、如果需要,安排禮儀小姐,負責接待、導覽和解釋相關的詢問
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日常接待工作實務
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一、接待準備工作
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二、正式接待工作
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三、善後總結工作
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資訊的收集與管理實務
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一、資訊收集的原則
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二、資訊收集的方法
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第四章 溝通藝術,做優秀祕書必備的能力
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好祕書一定要協調好人際關係
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巧妙化解矛盾和衝突
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一、退卻迴避法
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二、安撫遷就法
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三、妥協法
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四、硬逼決戰法
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五、解難協作法
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不同的主管,不同的應對方式
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一、能力平庸的主管
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二、傲慢型主管
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三、疑心重的主管
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如何面對難相處的同事
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一、如何與口蜜腹劍的人相處
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二、如何與尖酸刻薄的人相處
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三、如何與挑撥離間的人相處
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四、如何與翻臉無情的人相處
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五、如何與憤世嫉俗的人相處
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六、如何與躊躇滿志的人相處
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七、如何與心胸狹窄的人相處
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八、如何與城府深的人相處
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九、如何與對自己有意見的同事相處
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十、如何與利用你的同事相處
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十一、如何與虛偽高傲的同事相處
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十二、如何對付同事的惡意攻擊
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十三、如何應對排擠你的同事
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誠懇主動道歉
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掌握讚美主管的藝術
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向主管提意見要注意方式
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祕書要懂得拒絕的藝術
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一、時刻準備好說「不」。
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二、用沉默表示拒絕。
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三、用拖延表示你的拒絕。
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四、用迴避表示拒絕。
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五、選擇其他話題說出「不」。
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六、用反詰表示你的意見。
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七、友好的說「不」。
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八、巧妙的說「不」。
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十、用幽默方式說出「不」。
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第五章 文書寫作,練好自己的「筆桿子」
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如何寫會議類文書
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致詞稿的寫作
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一、致詞稿的種類
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二、長官致詞稿的特點
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三、長官致詞稿的草擬
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四、長官致詞稿的語言風格
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五、長官致詞稿的注意事項
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開幕詞的寫作
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一、開幕詞的作用
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二、開幕詞的寫作
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三、開幕詞的注意事項
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閉幕詞的寫作
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一、閉幕詞的作用
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二、閉幕詞的寫作
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三、閉幕詞的注意事項
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會議提案的寫作
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一、會議提案的作用
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二、會議提案的寫作
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三、會議提案的注意事項
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會議紀錄的寫作
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一、會議紀錄的寫作
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二、會議的組織情況
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三、會議的內容
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四、會議紀錄的範本
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請柬的寫作
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一、請柬的種類
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二、請柬的作用
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三、請柬的寫作
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四、請柬的注意事項
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賀信的書寫
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一、賀信的種類
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二、賀信的寫作
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三、賀信的注意事項
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如何寫生活類文書
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聘請書的寫作
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一、聘請書的作用
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二、聘請書的格式
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三、聘請書的注意事項
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慰問信的書寫
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一、慰問對象和範圍
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二、慰問信的寫作
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三、慰問信的注意事項
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感謝信的寫作
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一、感謝信的寫作
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二、感謝信的注意事項
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第六章 公關能力,好祕書離不開交際應酬
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建立良好的人脈網路
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學會傾聽的藝術
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一、要聽說話者所說的全部意義,而不是斷章取義
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二、要對所聽到的情感做出反應
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三、注意說話者在傳達訊息中所使用的所有暗示
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四、非必要時,避免打斷他人的談話
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五、暗中回顧,整理出重點,並提出自己的結論
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好祕書要有一定的演說能力
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(一)借景生題
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(二)引人入勝
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(三)激發聽眾興趣
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(四)抓緊人心
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(五)直入式開場
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祕書要掌握送禮的藝術
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一、選擇禮物
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二、送禮的場合與時機
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三、國外贈送禮物的禮儀
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提高談判的語言能力
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一、交鋒前的鋪墊
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二、交鋒中的鋪墊
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提高說服力的七大竅門
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一、掌握說服要點
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二、說服前先聽對方說
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三、建立信任的關係
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四、周密的論證
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五、指示要明確
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六、懇切的的引導對方
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七、適當的讓步必不可少
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第七章 辦公自動化,好祕書不可缺少的工具
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印表機的使用與維護
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一、印表機的相關知識
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二、印表機的操作
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影印機的使用與維護
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(一)影印機的相關知識
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(二)影印機的操作
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(三)影印機的保養與維護
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傳真機的使用與維護
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(一)傳真機的相關知識
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(二)傳真機的操作
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(三)傳真機常見故障與處理
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掃描器的使用與維護
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(一)掃描器的相關知識
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(二)掃描器操作
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(三)掃描器的保養與維護
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數位相機的使用與維護
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(一)數位相機的相關知識
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(二)數位相機的操作
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(三)數位相機的保養
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數位攝像機的使用與維護
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(一)數位攝影機的相關知識
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(二)數位攝影機的操作
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(三)數位攝影機的注意事項
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碎紙機的使用與維護
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(一)碎紙機的保養
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(二)常見問題
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第八章 職業習慣,高效率的開展工作
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把敬業當成一種習慣
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工作面前無小事
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祕書不要陷入網路泥潭
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科學有效的利用時間
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(一)善於集中時間
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(二)要善於把握時間
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(三)要善於協調兩種時間
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(四)要善於利用零散時間
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(五)善於運用會議時間
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今日事,今日畢
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(一)分類找原因。
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(二)大臘腸切片。
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(三)引導式工作。
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(四)五分鐘計畫。
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視誠信如生命
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祕書要注重細節
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虛心向身邊的人學習
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要事第一,分清主次
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- 版權頁
- 出版地 : 臺灣
- 語言 : 繁體中文
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