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TOYOTA職員才知道的超效率工作術

出版社
出版日期
2020
閱讀格式
PDF ; EPUB
書籍分類
學科分類
ISBN
9789863775867

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~實踐8個步驟,兼顧工作的「速度」與「品質」!~
消除「多餘」&「重做」的作業,
告別瞎忙的過去,從此準時下班!

★前TOYOTA人材培育負責人親自傳授★
★任何地區、業界、職位的上班族都適用的「超效率工作術」★

【本書特色】
◎將TOYOTA傳承50年「自工程完結」理念,轉換成適合白領使用的體系。
◎作者是前TOYOTA人才培育負責人,在職期間將「自工程完結」這個概念整理成系統,讓該課程於全世界的事業體普及,堪稱最了解「自工程完結」理念的人。
◎「從明天開始實踐」單元為各位整理出較容易實踐的事項,勇敢踏出「超效率」的第一步吧!


「每天都想早點下班,但事情總是做不完……」
「工作總會因為某些事情而延宕,沒辦法按照計畫順利推進……」

導致你一直加班的2大原因,
就在於──
「多餘」和「重做」的事情太多!

工作流程裡安排了無謂的步驟,在沒必要的作業上浪費時間,
又因為失誤、確認不足或誤會上司意思,導致工作必須重做。
這些事情浪費掉了比你想像中更多的時間,
導致你遲遲無法下班。

本書所介紹的「超效率工作術」,
將能為你解決「多餘」和「重做」的問題,
並且進一步提升工作的「速度」和「品質」!

◆工作方式大革命!「超效率工作術」的8個步驟◆
Step1 思考工作的目的與輸出
Step2 列出粗略的待辦事項與建立行程表
Step3 將粗略的待辦事項細分為作業步驟
Step4 思考分解作業完成之後的最佳狀態
Step5 了解作業所需的「物品」與「資訊」
Step6 思考工作的分配方式
Step7 與相關人士分享流程與行程表
Step8 行程表的進度管理

本書將「超效率工作術」整理成8個步驟,佐以詳盡的解說,以便每個人都能付諸實踐。

第一章「什麼是只有TOYOTA職員知道的『超效率工作術』?」將介紹作為雛型的「自工程完結」方法,同時解說「理想的工作方式」。

第二章「打造工作流程與行程表」則以步驟說明的方式,解說超效率工作術的核心,也就是如何建立流程與行程表。流程與行程表將在本章先行完成。

第三章「讓別人參與工作,進一步提升效率」則是與相關人士共享自己擬訂的流程與行程表,提升流程與行程表的品質。也會解說讓相關人士參與計畫,借重他人的智慧,讓工作更容易推動的方法。不擅長報告、聯絡與商量的人可透過本章介紹的方法學會這些技巧。

第四章「邁向下一項工作的工作術」則解說在工作結束後,自我升級的祕訣。若能連這些祕訣都一一實踐,你的工作能力將更上一層樓。

實踐「超效率工作術」,你將看到這些改變──
 不再發生「白做工」或「需要重做」的作業。
 可依照自己的節奏推動工作。
 不會在工作開始之前感到不安。
 能產出優質結果。
 能防堵失誤於未然。
 能控制是否加班。
 能學會工作的模式。
 能在一開始掌握流程或行程表的緊湊程度。
 能隨著得到上司或相關人士的回饋。
 上司或相關人士不再給你壓力。
 上司與相關人士對你更放心,更相信你。
  • 前言
  • 第1章 什麼是TOYOTA職員才知道的「超效率工作術」?
    • 什麼是TOYOTA傳承多年的「自工程完結」?
    • 適用於白領職場的「自工程完結」為何誕生?
    • 適用於白領職場的「自工程完結」誕生
    • 確認「目的地」、「最短路徑」、「抵達時間」
    • 在常犯錯的新進員工身上發生的戲劇性變化
    • 以「自工程完結」為藍圖的「超效率工作術」
    • 「超效率工作術」會帶來什麼改變?
  • 第2章 打造工作流程與行程表
    • Step 1 思考工作的目的與輸出
      • 會不會出現「需要重做」的工作,是從接到工作之際的回答方式決定
      • 開始工作之前,有件事要先確定
      • 分清楚「要創造的成果」與「該做的事」,工作就會變得順利?
      • 每個人對「普通」的定義都不同
      • 必須向委託人進一步確認
      • 工作「目的」與「目標」的差異
      • 做事做一半的人的共通毛病
      • 常失誤的人最常忘記的事情
      • 「追求最佳輸出」是正確的嗎?
      • 追求「最佳品質」的缺點
      • 思考輸出之際最重要的事
      • 輸出有兩種
      • 檢查輸出結果是否模棱兩可的最強工具
      • 有九成的人搞錯輸出的內容
      • 兩種檢查「輸出是否正確」的方法
      • 「上次也這麼做,所以這次照做」會讓改善踩煞車
      • 這個輸出結果真的有必要嗎?
      • 在開始工作之前,提升「安心感」的簡單方法
      • 在最終的輸出結果仍不清楚的情況下,該如何下達指令
      • 從明天開始實踐 將目的與輸出的示意圖具體畫在紙上,並向委託人或上司確認內容
    • Step 2 列出粗略的待辦事項與建立行程表
      • 你的工作習慣是想到什麼就做什麼嗎?
      • 建立最短流程的第一步
      • 別被之前的工作流程綁住手腳
      • 讓工作效率提升至最高境界!調整「待辦事項的順序」
      • 不先安排順序的缺點
      • 行程表要從後面的順序開始撰寫
      • 反向安排行程,可找出各種問題的對策
      • 除了待辦事項,需另外編入行程表的內容
      • 從明天開始實踐 以單日為單位,將待辦事項排入行程表
    • Step 3 將粗略的待辦事項細分為作業步驟
      • 不斷延後的工作都有共通之處
      • 「分解」的威力
      • 分解待辦事項的祕訣
      • 「不知該分解至何種地步」時的對策
      • 每項作業必然有存在的理由
      • 從明天開始實踐 以單日為單位,將分解完成的作業排成行程表
    • Step 4 思考分解作業完成之後的最佳狀態
      • 要注意失誤的瞬間
      • 定義作業完成的狀態
      • 建立大家都能了解的「作業完成」基準
      • 檢查事項不夠明確可能出現的失誤
      • 該責怪的不是人,是制度
      • 建立防範失誤於未然的制度
      • 正確與錯誤的檢查事項
      • 從明天開始實踐 作業完成時的狀態為何?從這點思考檢查事項的具體內容
    • Step 5 了解作業所需的「物品」與「資訊」
      • 出現多餘步驟的原因
      • 要完成作業,會需要哪些東西?
      • 預留「時間」、「場地」是工作的第一優先事項
      • 「資訊」也是重要物資
      • 避免必備事項缺漏的方法
      • 不一定非得準備必要的物品或資訊
      • 從明天開始實踐 想像作業流程,思考必要的物品或資訊
      • 流程的細膩度有多重要
  • 第3章 讓別人參與工作,進一步提升效率
    • Step 6 思考工作的分配方式
      • 自己扛下一切的人通常都抱持著「自己很能幹」這種幻想
      • 問題已顯而易見
      • 求助他人之前最重要的事
      • 將工作交給他人的基準
      • 成果的優劣有九成是由委託工作的方式決定
      • 對方無法拿出理想工作成果的原因
      • 為什麼那個人總能得到旁人的協助呢?
      • 一步步修正行程
      • 從明天開始實踐 無法獨力完成的作業或是別人比較擅長的作業,都可試著尋求協助
    • Step 7 與相關人士分享流程與行程表
      • 請別人找出問題,流程與行程表就會更完美
      • 分享流程與行程表的好處
      • 無須承受來自上司或相關人士多餘的壓力
      • 徹底活用建議的方法
      • 當場修正比較好的兩個理由
      • 有效率地推動工作報告、聯絡、商量的理想時間點
      • 報告進度的時間點一決定,就該立刻執行的事
      • 從明天開始實踐 與上司、相關人士分享擬好的流程與行程表
    • Step 8 行程表的進度管理
      • 你的行程表通常是「僅供參考」嗎?
      • 行程落後時的當務之急
      • TOYOTA探究原因的方法
      • TOYOTA追上進度與避免重蹈覆轍的基本措施
      • 進度常落後的人與總能追回進度的人有何差異
      • 研擬挽回進度的策略
      • 知道難以獨力挽回時,「就算是壞消息,也要立刻報告」
      • 「壞消息優先說」的前提
      • 找不到幫手,難以追回進度時的對策
      • 擬定調整方案時,一定要做的一件事
      • 未事先取得同意,就擅自延後期限或是調降輸出品質的人會有什麼下場
      • 從明天開始實踐 管理行程的進度,早一步處理進度落後的問題
  • 第4章 邁向下一項工作的工作術
    • 工作結束後,是絕佳的成長機會
    • 反省流程與輸出品質,再找出可改善的部分
    • 輕鬆熟悉下一項工作的祕訣
    • 有些重點只會在工作過程中浮現
    • 提升例行公事效率的工具
    • 提升職場整體效率的超簡單絕招
  • 結語
  • 出版地 臺灣
  • 語言 繁體中文

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